Conseils utiles

Comment répondre à un email

Si vous avez reçu une lettre et souhaitez y répondre, vous devez utiliser le bouton correspondant dans la barre d’outils. Bien sûr, vous pouvez créer une nouvelle lettre et effectuer toutes les actions dont nous avons parlé, mais il est beaucoup plus facile et rapide d’utiliser le bouton Répondre.

Voyons comment travailler avec cet outil.

Donc, vous avez reçu une lettre qui est apparue dans votre dossier Boîte de réception (Fig. 260). Vous devez ouvrir cette lettre en cliquant sur le nom du destinataire ou sur l'objet de la lettre (Fig. 261).

Fig. 260. Nouvelle lettre
Fig. 261. Réponse à la lettre

Il y a deux manières de répondre à cet email. La première méthode la plus simple consiste à saisir le texte de la réponse dans la zone de texte située sous la lettre reçue (Fig. 261). Dans ce champ, nous pouvons entrer du texte brut sans mise en forme. Cette option est idéale pour les messages courts.

Si vous souhaitez donner une réponse détaillée et appliquer une mise en forme à votre texte, cliquez sur Répondre sur la barre d’outils (Fig. 261).

Le même formulaire pour l'envoi d'une lettre apparaîtra comme lors de la création d'une nouvelle lettre (comparez les figures 257 et 262), mais certains champs de ce formulaire seront déjà remplis, ce qui réduira considérablement notre temps de réponse.

Tout d'abord, sur le terrain À le destinataire est déjà configuré et nous n’avons pas besoin de le saisir manuellement.

Deuxièmement, le champ Thème déjà rempli - il reste le sujet de la lettre que nous avons reçue à la différence près que deux lettres sont apparues devant elle “Re". Les lettres "Re”Signifie que cette lettre est une réponse à une lettre qui vous a été envoyée plus tôt. Ces lettres sont tirées du mot anglais. réponse (réponse) Ne supprimez pas ces lettres et ne renommez pas le sujet, cela permettra au destinataire de comprendre que cette lettre est une réponse à ce qu'il a envoyé précédemment.

Troisièmement, le texte de la lettre que vous avez reçue a été automatiquement remplacé par le texte de la nouvelle lettre. Il indique également l'heure et la date à laquelle vous avez reçu la lettre. Cette information est très importante et je ne recommande pas de la supprimer. L'enregistrement du message reçu dans le corps de la lettre vous permettra de restaurer rapidement la totalité de l'image de la correspondance en mémoire. C'est vraiment un point très important, car beaucoup de temps est perdu à chercher la première lettre et toutes les réponses ultérieures.

Je rencontre souvent des lettres d'utilisateurs novices qui, en répondant à mes lettres, écrivent leurs messages dans la ligne d'objet. Je suppose qu'ils sont déroutés par la présence de texte dans le champ de texte principal, car nous savons que lorsque vous cliquez sur le bouton Répondre la lettre reçue y est automatiquement remplacée. Ne faites pas cette erreur et écrivez votre message uniquement dans la zone de texte. Souvent, les gens ne regardent pas l’objet de la lettre, mais lorsqu’ils ouvrent la lettre et ne voient que leur message initial, ils considéreront probablement que la réponse a été envoyée par accident et suppriment simplement votre message.

Fig. 262 Réponse à la lettre

Pour écrire une réponse, cliquez dans la zone de texte de la lettre et un curseur de texte y apparaîtra. Écrivez simplement votre réponse, formatez le texte si nécessaire, puis cliquez sur Soumettre (Fig. 263).

Si des fichiers ont été joints à la lettre que vous avez reçue, les fichiers ne seront pas réattachés lors de la réponse à cette lettre, c.-à-d. seul le texte est intégré à la nouvelle lettre.

Fig. 263. Nous écrivons la réponse à la lettre

Si vous allez maintenant dans le dossier Boîte de réception et cliquez à nouveau sur cette lettre, la lettre ne s'ouvrira pas et une liste déroulante des lettres associées à ce message apparaîtra (Fig. 264). À partir de cette liste, vous pourrez accéder à la fois à la lettre reçue et à votre réponse à cette lettre.

Fig. 264. La chaîne de lettres d'une correspondance

Parfois, il devient nécessaire de transmettre une lettre entière sans modifications à un autre destinataire. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'outil Transférer.

Nous ouvrons la lettre que nous voulons transférer et cliquez sur le bouton du même nom dans la barre d’outils (Fig. 265).

Fig. 265. Envoi d'une lettre

Le formulaire de lettre sera partiellement rempli. Vous devez spécifier l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer la lettre (dans le champ À) et, si nécessaire, compléter le texte. En plus de répondre à une lettre, vous pouvez écrire votre message dans la zone de texte.

Faites attention au terrain Thème. Les lettres "Fwd" sont apparues avant le thème original. Ces lettres sont courtes pour verbe anglais. transmettre - en avant.

Si des fichiers ont été joints à la lettre initiale, ils seront également enregistrés dans le corps de la lettre transmise.

Comment répondre correctement aux emails

Aller dans votre boîte de réception et voir dans le dossier “Boîte de réception»Message non lu (l'expéditeur et le sujet du message non lu sont en gras), ouvrez-le en cliquant dessus.

Lisez la lettre et si elle nécessite une réponse, vous pouvez le faire de deux manières:

  1. Méthode 1. Tout en bas, sous le texte de la lettre, vous trouverez un formulaire pour une réponse ou un transfert rapide. Cliquez sur le lien "Répondre»Ouvrir le champ de saisie de texte. Le cadre du champ de réponse deviendra jaune. Tapez la réponse, joignez le fichier si nécessaire et cliquez sur le bouton "Soumettre". Après quelques secondes, le destinataire recevra votre réponse.
  2. Méthode 2. Répondez au courrier électronique en utilisant le formulaire de réponse complet. Le formulaire est ouvert en appuyant sur le "Répondre»Sous la forme d'une flèche gauche dans un rectangle de la barre d'outils. Lorsque vous ouvrez le formulaire, le "À"Et"Thème”, De même qu'un message entrant est inclus dans le champ de réponse. Sur le terrain "Thème"Le sujet d'origine de l'expéditeur sera remplacé par l'abréviation" Re: "ajoutée (de la réponse anglaise - la réponse). Remplissez la zone de texte de la lettre, joignez le (s) fichier (s) si nécessaire et cliquez sur le boutonSoumettre».

En utilisant le formulaire de réponse complet, la lettre peut être formatée à votre guise, c'est-à-dire changer la police, la couleur de la police, insérer des liens, créer des listes, insérer des émoticônes, etc. ce qui ne peut pas être fait par la méthode numéro 1. Ainsi, si vous n'avez pas besoin de formuler la réponse d'une manière spéciale, vous pouvez utiliser le formulaire de réponse rapide, sinon utilisez la méthode numéro 2.

Dès réception d'une réponse à son adresse e-mail, le destinataire verra l'abréviation "Re:" dans le sujet et dans le corps de la lettre son message original, avant lequel sera votre réponse. Si vous le souhaitez, lors d’une réponse, l’expéditeur peut bien sûr supprimer le message original, mais il est préférable de laisser au moins une partie de celui-ci. Dans ce cas, le destinataire comprendra immédiatement quelle réponse a été donnée à son courrier électronique spécifique.

Votre correspondant est probablement en correspondance active et il lui faudra du temps pour se souvenir de l'objet de l'e-mail envoyé. Dans ce cas, l'inclusion dans la réponse du message original ou d'une partie de celui-ci l'aidera à naviguer rapidement.

Lors de la composition des emails, tous les champs fournis doivent être complétés

Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur de la lettre à remplir tous les champs prévus dans le courrier électronique, tels que l'adresse et le nom du destinataire et de l'expéditeur de la lettre. Assurez-vous de décrire le sujet, qui décrit brièvement l’essence de la lettre envoyée. Très souvent, le destin de la lettre envoyée et la rapidité avec laquelle il résout le problème décrit dépendent du sujet décrit correctement. Un courriel professionnel doit commencer par une salutation - il s’agit d’une simple expression de respect pour le destinataire, qui est très important dans la correspondance. Après la salutation, le texte appelé "corps de la lettre" devrait suivre et, à la fin, une signature est laissée, par exemple, "Cordialement, Brisov Pyotr Ivanovich."

Salutation dans la correspondance commerciale

À ce stade, il est utile de focaliser davantage votre attention, car un geste de respect est très important dans tous les aspects de la communication d’entreprise. La meilleure phrase de bienvenue est "bon après-midi" ou "bonjour". La correspondance commerciale par courrier électronique limite les expéditeurs dans l'utilisation des expressions «bonsoir» ou «bonjour», car le destinataire peut lire la lettre beaucoup plus tard que son accusé de réception. Il est également incorrect d'utiliser les expressions familières utilisées dans la communication informelle dans un message d'accueil.

Après les salutations par mot ou par expression, vous devez contacter le destinataire par son nom et son prénom. Si le nom est inconnu de l'expéditeur, vous pouvez ignorer ce moment. Après le discours de bienvenue, vous pouvez indiquer le but de la lettre.

Fichiers joints dans la correspondance commerciale par courrier électronique

Si le but principal de la lettre n'est pas seulement une narration écrite et une déclaration de l'essence du problème, mais également l'envoi du fichier, il est préférable de joindre l'objet transféré en premier lieu. Il arrive souvent que de nombreux expéditeurs, en raison de leur inattention, après avoir énoncé l'essence du problème dans le texte de la lettre, oublient de joindre la pièce jointe nécessaire. Une telle négligence peut nuire à la réputation de l'expéditeur de la lettre commerciale.

L'adresse email doit être reconnaissable et concise

Les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur à disposer d'un nom électronique reconnaissable, qui doit contenir des informations véridiques sur le nom de l'expéditeur. Les lettres officielles et les appels ne paraissent pas très concis et ridicules lorsque des expressions ou des mots informels sont indiqués dans l'adresse électronique, par exemple l'adresse électronique limon_petya. Cela semble très solide pour un adulte. Pour la correspondance commerciale, il est préférable de créer un courrier électronique séparé et d'observer l'étiquette de la correspondance commerciale par courrier électronique.

Utilisation de la fonction Réponse rapide (Réponse) pour répondre aux lettres précédemment reçues

La fonction Répondre ou Répondre (sous une forme abrégée, il ressemble à Re :) aide l'utilisateur à répondre rapidement aux messages précédemment envoyés de l'expéditeur. Cette fonction a également la capacité universelle de lire la correspondance précédente avec l’interlocuteur sur un sujet donné. Mais les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur à renommer l'objet de la lettre commerciale si, au cours de la correspondance, le contenu de la discussion est modifié.

Avant d'envoyer une lettre commerciale, une correction d'orthographe et une ponctuation doivent être effectuées.

Le courrier électronique simplifie l'échange d'informations, mais lors de la correspondance commerciale, ne négligez pas les règles de la langue russe, car une faute imprudente peut affecter l'autorité de l'expéditeur. Avant d'envoyer une lettre, vous devez revoir le texte plusieurs fois et vérifier soigneusement la présence éventuelle d'erreurs de bureau et de ponctuation. De nombreux clients de messagerie ont une fonction de vérification orthographique. Vous devez donc faire attention aux mots soulignés par une ligne rouge. Si vous avez des doutes sur l'orthographe, vous devriez demander de l'aide sur Internet ou vérifier l'orthographe à l'aide d'un dictionnaire orthographique.

Le champ du destinataire doit être rempli en dernier

Pour éviter d’envoyer des lettres inachevées ou non éditées, vous devez entrer l’adresse du destinataire de la lettre commerciale au dernier moment avant de l’envoyer. Cette règle est également incluse dans les bases des communications par courrier électronique professionnel. Il arrive que, lorsque vous remplissez le champ du destinataire, le courrier électronique puisse proposer une liste des destinataires précédemment utilisés. Ici, vous devez également faire attention à ne pas envoyer par erreur une lettre commerciale à un tiers destinataire.

Structurer une lettre d'affaires

Les règles relatives à la structuration du texte s'appliquent non seulement aux supports papier, mais également aux règles de correspondance commerciale par courrier électronique. Il n’est pas toujours pratique que le destinataire lise de grandes quantités de texte sur l’écran. Pour simplifier ce point, vous devez scinder le texte en petits paragraphes logiquement formés et éviter les phrases compliquées lors de la rédaction du texte de lettres commerciales. La longueur optimale d'une phrase dans une lettre professionnelle ne doit pas dépasser quinze mots.

L'essence de la lettre commerciale doit être définie sur le fond

Outre le sujet spécifié dans la lettre commerciale, le destinataire doit également être intéressé par les première et deuxième phrases clairement formulées du texte principal. La tâche de l'expéditeur est d'indiquer au début de la lettre l'essence du problème ou de la question à laquelle il s'adresse au destinataire. La première phrase doit indiquer le but pour lequel la lettre commerciale est envoyée. Exemple: «Nous vous informons que les termes de l'obligation au titre du contrat n ° 45 du 2 janvier 2017« sur la fourniture de matériaux en vrac »arrivent à expiration. Pour renouveler le contrat, vous devez soumettre un lot de documents répété. ” Grâce à l'objectif défini, le destinataire a la possibilité d'approfondir l'idée principale d'une lettre commerciale. Si le texte de la lettre est trop volumineux, il est préférable d'utiliser la fonction de pièce jointe de l'objet en tant que pièce jointe sous la forme d'un document texte, tout en laissant un essai d'accompagnement qui couvre la lettre commerciale avec le champ de texte. Exemple: «Nous vous envoyons pour examen une copie électronique de la lettre de la société« Mak-Stroy ». Nous vous demandons d'informer de votre décision sur la prolongation du contrat n ° 45 du 2 janvier 2017 «sur la fourniture de matériaux en vrac» dans les délais indiqués dans la lettre. »

Chaque email professionnel doit recevoir une réponse.

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale dans lesquels le destinataire ignore la lettre commerciale pour une raison quelconque. Parfois, il peut parfois arriver que la réponse ne soit pas donnée en raison de certaines situations, par exemple, le terme pour résoudre le problème peut prendre plusieurs jours ou le destinataire est en pensée et ne peut pas répondre immédiatement à la question. Dans ce cas, un bref commentaire doit être donné à ce sujet, par exemple, «Bonjour, Petr Ivanovich. J'ai reçu votre lettre, mais aujourd'hui, il m'est difficile de répondre car je devrais consulter la haute direction. Je signalerai votre problème au PDG de notre société et vous donnerai une réponse officielle d’ici la fin de la semaine. Respectueusement, Ivan G. Belov, directeur des ventes. "

Il convient de rappeler que si la réponse n’est pas donnée dans un délai de trois jours ouvrables, le fait que le destinataire d’une lettre commerciale reste silencieux peut être considéré comme une ignorance et un refus de communiquer avec l’expéditeur.

Lors de la préparation des réponses, les lettres doivent répondre à toutes les questions posées.

Si la lettre envoyée au destinataire est interrogative, vous devez donner, lors de la compilation de la lettre, les réponses aux questions dans l'ordre indiqué dans le texte reçu de la lettre commerciale. Si des questions ont été posées, l'expéditeur espère recevoir des réponses spécifiques. Lors de la rédaction d'une lettre, les réponses ne doivent pas être numérotées, il vous suffit d'indiquer la pensée dans l'ordre. Afin de répondre à toutes les questions posées, vous devez tout d'abord relire à plusieurs reprises la lettre commerciale reçue. S'il y a trop de questions, il est préférable de les écrire séparément pour ne pas les manquer. S'il est impossible de répondre à certaines des questions posées, il convient de souligner que pour le moment, pour une raison quelconque, la réponse ne peut pas être donnée.

Ne pas abuser des abréviations, de la conception émotionnelle et des lettres majuscules

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque les expéditeurs la diluent en utilisant des signes informels sous forme de sourires. Leur utilisation est populaire lors de la communication sur les réseaux sociaux. Toutefois, les règles de la correspondance commerciale ne permettent pas de telles manifestations d’émotions, car le destinataire peut ne pas connaître leur véritable sens et les prendre pour un ensemble incompréhensible d’erreurs de ponctuation.

En outre, vous devez refuser d'écrire le texte en majuscules. Sur Internet, un ensemble de mots écrits en majuscules est appelé "phrases flashy" et le plus souvent, ces phrases portent une couleur négative. Lors de la lecture d'une lettre commerciale électronique, le destinataire peut considérer une telle police de manière négative, ce qui affectera négativement la perception du sens. Si vous devez souligner l’importance d’un moment dans une lettre professionnelle, il est préférable d’utiliser des phrases d’introduction, par exemple, «Veuillez noter que vous devez fournir un ensemble de documents pour prolonger le contrat au plus tard le 02/10/2017» ou «Veuillez noter que les documents L'extension du contrat doit être soumise avant le 02/10/2017. ”

Ne transférez pas d'informations sensibles par courrier électronique

Pour le transfert d'informations personnelles ou confidentielles, il est préférable de refuser les boîtes aux lettres électroniques, car les cybercriminels risquent d'intercepter des informations à des fins personnelles. Ces informations peuvent inclure: numéros de téléphone, mots de passe de cartes bancaires, comptes bancaires personnels, etc. Il est important de se rappeler que les informations sont stockées sur le serveur de l'agent de messagerie et peuvent être volées en cas de piratage.

La signature de l'expéditeur doit figurer à la fin de la lettre.

Comme mentionné précédemment, chaque lettre envoyée doit contenir une signature spécifique. Les développeurs de boîtes aux lettres introduisent souvent la fonction du bloc de signature, dans laquelle vous pouvez entrer vos données sur la position, le nom et le numéro de téléphone du contact. Par la suite, ce bloc sera automatiquement affiché à la fin de chaque lettre, ce qui simplifiera la saisie. Il est important de signer correctement le message afin que le destinataire puisse correctement contacter l'expéditeur lorsqu'il répond à la lettre. Voici un exemple de signature: «Cordialement, Chef des ventes Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.