Conseils utiles

Lettre de confirmation: règles d'orthographe, structure, exemples

À l'aide d'une lettre de confirmation, l'une des parties peut notifier à l'autre les éléments suivants:

  • son consentement à conclure un contrat,
  • considérer toute question
  • prendre une décision
  • réception de documents, marchandises, argent, etc.

En d’autres termes, la compilation de telles lettres a de nombreuses raisons dans la pratique quotidienne des sociétés commerciales.

Pourquoi écrire une lettre

Cette question est tout à fait raisonnable, compte tenu en particulier de la diversité des formes de communication modernes. En principe, tout problème peut être résolu par téléphone, via Skype ou même via les réseaux sociaux. Pourquoi écrire une lettre?

Un message écrit est probant.

Dans certains cas, cela peut devenir un analogue d’un accord d’intention ou, par exemple, un acte de réception de marchandises, etc. (dans ce cas, il ne faut en aucun cas remplacer ces documents, mais les compléter).

En outre, ces lettres aident à établir des contacts professionnels, à créer une atmosphère de confiance dans les relations entre organisations, à renforcer la loyauté et à souligner une attitude particulière à l’égard du destinataire.

Compilateur direct

Dans les organisations, l’obligation de rédiger des lettres de confirmation incombe généralement au spécialiste / responsable du département en charge de l’une ou l’autre des questions résolues, ainsi qu’au secrétaire, au responsable du personnel ou à l’avocat.

Peu importe qui sera impliqué dans la rédaction du document, il est important que cet employé comprenne bien comment rédiger de telles lettres et respecter toutes les règles et exigences de la correspondance commerciale.

Les principales caractéristiques de la lettre

Si vous devez informer la contrepartie de la confirmation d'un fait de votre part, nous vous recommandons de lire attentivement les conseils ci-dessous et de consulter un exemple de document.

Tout d’abord, disons que la lettre de confirmation n’a pas de forme unifiée, vous pouvez donc la composer sous n’importe quelle forme ou, si votre entreprise utilise une sorte de modèle propre pour ce document - selon son modèle.

Une lettre est autorisée à être écrite à la main (mais dans le monde moderne, cette option n'est pas répandue) ou imprimée sur un ordinateur. Pour l'écriture, une feuille de papier ordinaire de tout format approprié (meilleur que le format A4) et l'en-tête de la société (la deuxième option donnera au document une plus grande solidité) conviennent.

Lorsque vous écrivez une lettre, vous devez tenir compte de plusieurs points importants:

  1. toutes les sommes d'argent doivent être entrées en chiffres et en mots,
  2. écrire des dates au format "jour-mois-année",
  3. les documents doivent être indiqués avec la date de leur préparation et leur numéro.

Si des documents supplémentaires (photo, matériel vidéo) sont joints à la lettre, leur présence doit également être consignée dans le texte de la lettre en tant que paragraphe séparé.

La lettre doit être signée par l'expéditeur (la personne au nom de laquelle elle est écrite) et le responsable de la société. Si l'organisation utilise dans ses activités l'estampillage de produits pour l'observation sur papier (c.-à-d. Des timbres ou des timbres), la lettre peut être vérifiée avec leur aide.

La copie de la lettre de confirmation est généralement un - l'original, qui est enregistré dans le journal des documents sortants.

Comment rédiger une lettre de confirmation

Le texte de la lettre doit contenir un certain nombre de données standard:

  • informations sur l'expéditeur (nom de l'organisation, son adresse, téléphone, email),
  • des informations sur le destinataire (il suffit d'indiquer le nom de la société, son adresse, sa fonction et le nom complet du responsable ou autre employé à qui le message est envoyé ici),
  • numéro de lettre (conformément au journal de correspondance sortant) et date de sa compilation.

Ensuite, au milieu de la ligne, le nom du document et un appel à un responsable spécifique sont écrits (commencez par le mot "Dear", puis nom et patronyme).

Après cela vient la partie principale. Cela inclut des informations sur ce que vous allez confirmer exactement:

  • s’il s’agit de coopération, il est nécessaire d’indiquer de quoi il s’agit,
  • s’il s’agit de contrats et de projets - vous devez entrer ici leur nom, leur numéro, leur date et d’autres caractéristiques d’identification,
  • lorsque la confirmation concerne la réception de certains articles d'inventaire, cargaison, colis ou espèces, il est souhaitable d'indiquer, en plus de la date de réception, les documents avec lesquels ils ont été accompagnés.

En général, plus cette partie de la lettre sera décrite, mieux ce sera.

Si nécessaire, la lettre peut être étayée par des références à des lois, à des règlements, à des décrets gouvernementaux, si elles sont directement liées à la question considérée dans la lettre.

À la fin de la lettre, en fonction de son objectif, vous pouvez exprimer un souhait, demander, interroger ou faire une proposition intéressante.


Comment envoyer une lettre

Il existe plusieurs manières d'envoyer une lettre de confirmation:

  1. Fiable et assez simple - pour transférer le message par courrier ordinaire par courrier recommandé avec une notification de livraison. Pourquoi Cette méthode permet à l'expéditeur de s'assurer que son message est remis au destinataire, alors qu'il n'y a qu'un seul inconvénient - même dans le même règlement, la lettre peut durer plusieurs jours, voire une semaine.
  2. Si la lettre est écrite sous forme imprimée, elle peut être envoyée par courrier électronique (avec demande de confirmation de lecture) ou par fax.
  3. Mais le plus efficace consiste à utiliser deux options en même temps: par exemple, envoyer des copies de la lettre par courrier électronique et postal.

Comment écrire une lettre confirmant l’emploi d’une personne

Une lettre confirmant l’emploi d’une personne (certificat d’emploi) est souvent nécessaire lorsqu’une personne demande un compte bancaire, une assurance, une hypothèque ou une nouvelle location, un nouvel emploi et tout ce qui nécessite un contrôle d’identité approfondi. Plusieurs éléments sont traditionnellement inclus dans une lettre confirmant l’emploi d’une personne. Lisez la suite pour vous assurer que votre certificat de travail est complet et précis.

Cas dans lesquels ils écrivent et envoient une lettre de confirmation

Une lettre de confirmation a de nombreux autres objectifs et fonctions.

Parmi les sujets populaires:

  • réception de la commande / paiement,
  • l'adoption de modifications mineures aux accords déjà conclus - notamment dans le secteur des services et du tourisme,
  • consentir à se rencontrer (en même temps - un rappel pratique pour les applications de gestion du temps).

L’objectif principal de tout type de lettre de confirmation est l’accord mutuel des deux parties sur l’accord conclu, à ses conditions particulières. En règle générale, toutes les conditions de la transaction (ou autre arrangement) sont mentionnées dans des lettres précédentes sur le même sujet. Il est commode d’avoir dans un seul document toutes les conditions et les nuances négociées, en particulier lors de correspondances prolongées contenant de nombreux messages.

Dans de nombreux cas, la lettre de confirmation sert également de preuve claire et pratique pour les différends sur le sujet "nous n’avons pas été d’accord, alors!" Il ne s'agit même pas de tentatives de transaction déloyale, mais de bagatelles comme la date et l'heure fixées, d'autres conditions mineures.

Pourquoi un message de confirmation est-il vraiment nécessaire, même dans des situations évidentes? Rappelez-vous qu'après une longue tâche, l'ordinateur informe joyeusement le propriétaire de son achèvement: "Tout est prêt, cliquez sur OK pour continuer." C’est aussi une forme de confirmation, bien que venant de la sphère informatique. Une bagatelle à peine perceptible vous permet de dissiper le moindre doute, tout est vraiment prêt, il ne s’agit pas simplement d’une pause dans un long processus. C’est la conclusion recherchée par les deux organisations contractantes. Une lettre de confirmation est nécessaire, tout comme un point à la fin d'une phrase.

Structure et règles pour rédiger une lettre de confirmation

Le logo de la société est une partie obligatoire du format de confirmation «papier». En plus de la composante marketing du logo, ceci est un signe de formalité. Les autres informations nécessaires sont le nom complet de l'expéditeur et du destinataire, les adresses et les numéros de téléphone.

Dans la sphère électronique, tout est délibérément simplifié. Bien que les messages électroniques puissent être complétés par un en-tête et des polices colorées de toutes les nuances, de telles lettres ne sont pas très acceptées par les hommes d'affaires et les professionnels. La meilleure option est un texte simple et sans fioritures. Si nécessaire, les caractères gras, soulignés ou italiques sont autorisés. Si le destinataire se situe en dehors des pays russophones, il est préférable de remplacer les guillemets “” par un double “” et d'utiliser le signe dièse # au lieu du symbole numérique.

Partie de bienvenue

Le mot russe «Dear ...» en anglais sonne comme «Dear ...». Bien que ce ne soit pas une traduction littérale, c'est ce mot qui est couramment utilisé dans la correspondance.

Si la correspondance existe déjà depuis quelque temps déjà, il est peu probable que l'on utilise le mot "M. / Madame" excessivement poli. Il est préférable de nommer une personne par son nom, sans mentionner le nom de famille. Cela semble un peu moins formel, mais, dans de nombreux cas, plus chaleureux et sincère. La règle de base est de nommer la personne telle qu'elle l'aurait abordée lors d'une conversation orale ou par téléphone.

Et un peu plus sur la correspondance en anglais: M./Mme/Mme. - exclusivement avec une lettre majuscule, sous la forme d'une abréviation et avec un point à la fin. Si vous vous adressez à une femme inconnue dont l'état matrimonial est inconnu, vous devez utiliser le mot «Madame».

La partie principale de la lettre de confirmation

Le bon les lettres de confirmation sont concis et concis. Il n'est pas nécessaire de ré-énumérer les conditions - il suffit de confirmer tous les accords précédents. Les suggestions d'introduction sont excessives, les détails ne sont pas importants. Dans la première phrase, nous indiquons la nature de confirmation du message. Peut-être, pour la commodité de l'interlocuteur, quelques détails seront utiles - la date et l'heure de l'événement, d'autres conditions qu'il doit remplir.

La première phrase idéale devrait commencer par les phrases suivantes ou similaires:

  • Je veux confirmer ...
  • Cette lettre confirme ...
  • Je confirme ...

Si le contrat implique le respect par le client de certaines conditions / obligations supplémentaires, cela vaut la peine d'être rappelé, afin de ne pas avoir peur de paraître fastidieux. Il est même permis de demander une confirmation de «réponse».

La dernière partie avant la séparation et les coordonnées est une proposition visant à vous contacter librement (ou un autre employé de la société) en cas de malentendu. Il est intéressant de préciser les numéros de téléphone et les adresses pour de tels cas. La confiance supplémentaire des clients est un geste marketing compétent.

La dernière partie

  • Cordialement
  • Cordialement
  • Merci
  • etc.

Un partenaire commercial de longue date appréciera certainement une fin plus chaleureuse du type «Passez un bon week-end. La semaine a été difficile, mais c’est toujours agréable de parler avec vous». Les phrases longues ne doivent pas être écrites - un soupçon de "poignée de main électronique" accompagné d'un sourire aimable est suffisant.

Prénom avec nom et position après cette ligne. Le dernier accord de la lettre de confirmation correcte correspond aux coordonnées, même si elles sont déjà connues du partenaire.

Erreurs dans l'écriture d'une lettre

  1. Outre les règles d'écriture d'une lettre de confirmation, nous examinons les principales erreurs dans sa préparation:
  2. Familiarité excessive au lieu d'enthousiasme sincère et de gentillesse. Au lieu de «Cher M. Sergey Ivanov», il est acceptable de saluer l'interlocuteur avec le «Monsieur cher Sergey», moins formel. Mais vous ne pouvez pas vous baisser pour "Sergei".
  3. Appel constant à vous avec une lettre majuscule. Ceux qui en savent beaucoup sur les subtilités de la philologie sourient avec condescendance à cette erreur stylistique répandue. Ceux qui ne connaissent pas ces bagatelles n’ont généralement aucune importance.
  4. Message trop long, partie introductive excessive. Toutes les conditions ont déjà été négociées - nous ne parlons que de leur confirmation.
  5. Manque d'enthousiasme. Même un message de confirmation strictement formel devrait être dilué avec une manifestation subtile de chaleur. Un point d'exclamation après le remerciement final est capable de montrer la nature émotionnelle de la rédaction d'une lettre ordinaire. Au final, le travail est plus que jamais proche de son achèvement. Cela vous est bénéfique, sinon pourquoi avez-vous dû le faire?

Modèle de lettre de confirmation universelle

Un modèle pratique pour toutes les occasions - de la confirmation de paiement à une lettre d'appréciation avec notification de la finalisation de la transaction. Les pièces excédentaires peuvent être supprimés.

_______ (adresse)
Cher _________,

Par cette lettre, je souhaite confirmer que nos accords de correspondance sont pleinement valables, de même que ______________________.

Je vous rappelle que pour commencer le processus, vous devez _______________ avant le (date).

En cas de questions, s'il vous plaît contacter par numéros de téléphone: (téléphone)
Je vous demande encore une fois de confirmer votre acceptation de toutes les conditions.

Cordialement
Nom, poste, nom de l'organisation,
Coordonnées

Confirmation de réservation de voyage

Vous devez faire attention aux détails extrêmement importants pour l'ensemble de l'itinéraire: le responsable a de nouveau demandé l'heure d'arrivée du touriste et le numéro du vol. Une bonne stratégie marketing consiste à conserver votre numéro de téléphone «au cas où». Maintenant, le touriste se sentira un peu plus confiant dans un lieu inconnu.

Je confirme par ce message que votre itinéraire touristique est complet, conformément à notre correspondance. Le parcours commence par votre rendez-vous à l'aéroport de la ville ___. Numéro de vol: ___, arrivée à xx: xx (date). Le chauffeur vous conduira à l'hôtel, puis tout se fera selon le programme.

En cas de problème, appelez-moi au: _____. Je recommande de sauvegarder mon téléphone. Bien que votre rendez-vous à l'aéroport et les autres services soient pleinement confirmés, vous pouvez me contacter si vous avez des questions.

Je vous souhaite un bon voyage et notre personnel mettra tout en œuvre pour en faire un séjour agréable.

Veuillez confirmer le numéro de vol et l'heure d'arrivée à nouveau.

Cordialement
Nom, poste, nom de l'entreprise.
Coordonnées

Exemple de lettre confirmant une réunion de travail

Une lettre brève mais succincte de confirmation d'une réunion de travail (entretien).

J'attends avec impatience notre réunion qui, comme vous vous en souvenez, est votre rendez-vous le (date). Je serai à votre bureau à (heure) à (adresse) pour vous rencontrer ou rencontrer vos collègues. Merci pour l'occasion de rencontrer.

Si nécessaire, ajourner notre réunion, veuillez m'en informer par e-mail ou par téléphone (téléphone).

Cordialement
Nom, poste, entreprise.